دو ابزار مدیریت زمان ساده

دو ابزار مدیریت زمان ساده: موبایل و دفترچه یادداشت

ما قبلا به بررسی و معرفی پنج نرم افزار مدیریت زمان پرداخته ایم.اما موضوعی که پیش می آید این است که گاهی برای مدیریت زمان این بهانه را می آورند که این نرم افزار ها را باید بر روی گوشی یا لپ تاپ خود نصب کنند و کلی زمان گیر است.

این بهانه ها را نه تنها افرادی که مدیریت زمان برایشان زیاد مهم نبود،بلکه مدیران کسب و کارها هم می آوردند و زمان های بسیار زیادی را از دست می دهند.حتی زمان های طولانی را در جستجوی این هستند که الان باید چه کاری انجام دهند.

برای مثال به مدیری که باید درطول روز چندین کسب و کار را مدیریت نماید می گوییم  چرا امروز در جلسه مهمی که برای شرکت داشتیم حاضر نشدی می گوید:وقت نشد یا آنقدر سرم شلوغه نمی رسم کارها رو انجام بدم

جدا از بحث مهارت تفویض اختیار  و انضباط شخصی، وقتی به صورت دوستانه به افراد می گویی چرا از نرم  افزارهای مدیریت زمان استفاده نمی کنی می گویند: اتفاقا نرم افزارهایی داریم روی گوشیمان اما حوصله نداریم این لیست کارها را وارد نرم افزار مدیریت زمان کنیم.

ابتدا توصیه می کنم به افرادی که کارهای زیادی را باید انجام دهند که حتما از نرم افزار های تخصصی استفاده کنند اما گاهی افراد نمی خواهند واقعا این کار را انجام دهند،باید برای آن ها هم راه حلی وجود داشته باشد. 

وقتی خوب فکر می کنیم به این نتیجه می رسیم که قبلا که نرم افزار وجود نداشته مردم چطور کارهایشان را مدیریت می کردند تا آن ها را فراموش نکنند؟

در این مقاله به چند راهکار بسیار جالب می پردازیم. 

اولین راهکار مدیریت زمان بدون نرم افزار:

استفاده از ابزار مدیریت زمان دفترچه یادداشت 

با خرید یک دفترچه یادداشت کوچک که همیشه همراهتان باشد می توانید امور خود را به آسانی مدیریت کنید. 

فقط کافی است کارهایی که باید انجام دهید را به ترتیب اولویت در دفترچه ی خود بنویسید.به این ترتیب در طول روز دقیقا می دانیم که باید چه کاری انجام دهیم و سردرگم نمی شویم و کارهای با اولویت بالا را در زمان درست انجام می دهیم.

در حقیقت وقتی ما کارهای خودمان را لیست می کنیم و آن ها را همراه خود داریم می دانیم که در حال حاضر اولویت با انجام کدام کار است و زمان خودمان را با انجام کارهای کم اولویت تلف نمی کنیم. کارهای کم اولویت برای هر کس متغیر است اما مورد  بسیار جالبی که مشاهده کردم این بود که یکی از مدیران یک بنگاه تجاری خصوصی که می شناختم دقیقا در روزی که باید برای کسب و کار خود تبلیغات در گوگل را آغاز می کرد،متوجه شد که حساب خود را به دلار شارژ نکرده و همین یک مورد باعث شد کارهای او با دو روز تاخیر انجام شود و در این دو روز چند میلیون تومان ضرر کند. 

یا خیلی ساده تر دانشجویی که مدیریت زمان ندارد دقیقا شب امتحان یادش می افتد که جزوه ی درس را از دوستش نگرفته،و خودش هم جزوه ای ننوشته و پایان ماجرا را خودتان حدس بزنید.

 توضیح دادن در مورد داشتن یک دفترچه ی کوچک جیبی به قدری مهم است که می توان چندین مقاله از مزیت های آن نوشت اما به طور خلاصه به مزیت های آن اشاره می کنیم.

مزیت های دفترچه یادداشت :

• همیشه همراه داشتن لیست کارها 
• فراموش نکردن اولویت ها و کارها 
• اضافه کردن کارهای جدید 
• تیک زدن یا حذف کارهای انجام شده

دومین ابزار مدیریت زمان بدون نرم افزار استفاده از آلارم گوشی موبایل است.

یکی از جالب ترین ابزار هایی که می توان برای مدیریت زمان  و یادآوری کارها از آن استفاده کرد سیستم ساعت گوشی است.در این مورد مهم نیست که گوشی موبایل شما از چه نوعی است،هوشمند است یا ساده،حتی اگر گوشی موبایل شما برای 15 سال قبل هم باشد می توانید از این قابلیت استفاده کنید.

خیلی ابزار ساده و کاربردی ای است،شما کار هایی که باید انجام دهید را در لیست یادآوری گوشی خود وارد می کنید و گوشی شما در زمان مقرر زنگ می خورد.برای مثال می خواهید فردا ساعت 9 صبح یک تماس با دوستتان داشته باشید،فقط کافی است در قسمت زنگ ساعت گوشی،ساعت را برای 9 صبح تنظیم کنید و یک متن هم برای یادآوری کارتان کنارش بنویسید.در این حالت فردا ساعت 9 صبح ساعت گوشی شما زنگ می خورد و به شما یادآوری می کند که در این ساعت باید تماس تلفنی با دوستتان داشته باشید. 

از آلارم گوشی می توانید بسیار عالی برای ایجاد عادت هایی که می خواهید استفاده کنید.برای مثال می خواهید هر روز ساعت 4 بعد از ظهر 15 دقیقه پیاده روی تند یا تجسم خلاق داشته باشید.با زنگ گذاشتن ساعت خود می توانید هر روز راس ساعت این مورد را به خود یادآوری کنید و سپس مشغول انجام کار مورد نظر شوید.

مزیت استفاده از زنگ گوشی(آلارم):

• در همه نوع گوشی موبایلی موجود است 
• دقیقا راس ساعت مقرر یادآوری می کند
• نقریبا همیشه در دسترس است
• هشدارهای بلند و واضحی می دهد

 در بیشتر مواقع برای مدیریت زمان نیاز به ابزار بسیار پیشرفته ندارید فقط کافی است بخواهید و از ابزار های در دسترس خودتان به بهترین نحو ممکن استفاده کنید.البته باید قبول کنیم که دیگر اغلب افراد از ابزارها و گوشی های موبایل هوشمند استفاده می کنند و دغدغه ی ابزار مدیریت زمان تقریبا کم رنگ می شود.باید نیاز به مدیریت زمان احساس شود،یعنی باید بدانیم که نیاز داریم کارهای بیشتر یا مفیدتری را در طول روز انجام دهیم و یا از زمان خود بهره بیشتری را ببریم و این نیاز و نیاز هایی از این قبیل منجر به این می شود که به سمت یادگیری مدیریت زمان هدایت شوید.

در واقع مدیریت زمان ابزاری است برای رسیدن شما به هدفی خاص،اگر هدفی نداشته باشید مدیریت زمان هم به کارتان نمی آید.

اگر نظر یا راه کار دیگری در زمینه ی مدیریت بهتر زمان دارید با ما در میان بگذارید و در قسمت نظرات بنویسید.