مدیریت زمان را بهتر بشناسیم-مقاله ی جامع مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یا همان Time Management یکی از ضروریات عصری است که در آن زندگی می کنیم.زمان مهم ترین دارایی است که ما به صورت نقد در اختیار داریم و مختار هستیم آن را هر طور که انتخاب می کنیم سپری کنیم.

اگر لحظه ای اختیار مدیریت کردن آگاهانه ی زمان خودمان را فراموش کنیم به آسانی غارت گرانی که برای لحظه لحظه های زمان ما برنامه ریزی دقیق دارند،زمان و توجه ما را به غارت خواهند برد.در اصل عمرمان را ذره ذره و دقیقه به دقیقه به غارت خواهند برد.

ابتدا باید ببینیم حدودا چقدر وقت برای زندگی کردن داریم،حقیت این است که هیچ کس نمی داند.اما اگر برای مثال میانگین سن یک فرد را 70 سال در نظر بگیریم،یک سوم آن را در خواب هستیم یعنی 23 سال را در خواب هستیم زمانی که باقی می ماند هم می شود 47 سال. میانگین یک سوم آن را هم در محل کار خود می گذرانیم یا مشغول انجام هایی برای کسب درآمد هستیم،یعنی یک 23 سال دیگر باید کم شود.

یعنی:24=23-23-70 یعنی سر جمع 24 سال وقت داریم که به رویاهایمان برسیم

تازه باید به  این لیست  مواردی را هم اضافه کرد:وقت گذراندن کیفی با خانواده و فرزندان ،به تحصیل پرداختن،پشت چراغ قرمز و در صف مترو و اتوبوس و توالت و حمام بودن و….امیدوام تا به اینجا متوجه اهمیت زمان شده باشیم،این که ما برای مدت کوتاهی در این زمین مهمان هستیم و وقت کمی داریم تا به آنچه می خواهیم دست پیدا کنیم پس باید قدر زمان خودمان،این متاع با ارزش را بدانیم.

مهم ترین دارایی ما زمان است و باید تمام سعی خودمان به کار بگیریم تا وقت را هدر ندهیم.از قدیم گفته اند که وقت طلا است ولی اگر طلا را از دست بدهی می توانی جبران کنی اما اگر زمانت را از دست بدهی دیگر جبران پذیر نیست،یعنی وقتی 24 سالگی ات گذشت دیگر قابل بازگشت نیست.

ممکن است تا این جا نا امید شده باشید،اما اجازه دهید نکته ای را به شما یادآوری کنم که هر وقت ماهی را از آن بگیری تازه است و حسرت گذشته را خوردن خود عامل از دست دادن زمان است.

در این مطلب به مدیریت زمان می پردازیم،ابتدا به این می پردازیم که چرا دچار کمبود زمان می شویم و سپس راه حل هایی برای مدیریت زمان را معرفی می کنیم.قبلا هم در مورد مدیریت زمان فایل هایی را در سایت منتشر کرده ایم.

اگر به سرعت به دنبال راه حل هایی برای  مدیریت زمان خود هستید به لیست مقالات زیر مراجعه کنید.

لیست مقالات منتشر شده در زمنیه ی  تکنیک های مدیریت زمان:

انجام چند کار همزمان و مدیریت زمان

۱۲ قاتل مدیریت زمان

معرفی ۵ نرم افزار مدیریت زمان کاربردی

مدیریت زمان با این دو ابزار ساده

مدیریت زمان چیست؟

همه ی ما می دانیم که مدیریت زمان به ما قابلیت استفاده ی بهتر و باکیفیت از زمانمان را می دهد و باعث می شود بتوانیم حداکثر استفاده ی مفید را از عمر و زمانی که در اختیار داریم را ببریم. مدیریت زمان یعنی استفاده ی درست و مفید از زمان در راه رسیدن به خواسته ها و اهدافمان. 

مدیریت زمان یک مدیر با مدیریت زمان برای یک فریلنسر و دانشجو متفاوت است اما برای هر دوی آن ها اصول مشترکی وجود دارد که هرکدام می توانند با رعایت اصول نتیجه ی بهتری در  استفاده و مدیریت زمان خود به دست بیاورند.

 چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

اغلب به دلایلی که در ادامه بیان می شوند دچار کمبود زمان می شویم:

1. ضعف در نه گفتن 
2. کمال طلبی (کامل گرایی)
3. اهمال کاری
4. نداشتن هنر اولویت بندی

1-ضعف در هنر نه گفتن

ضعف در هنر نه گفتن از آن دسته ضعف هایی است که باید بهای زیادی را بابت داشتن آن پرداخت کنیم.هر بار که در موقعیتی قرار می گیریم که نمی توانیم “نه” بگوییم متاسفانه باید با  این واقعیت روبرو شویم که این نه نگفتن ها موجب گفتگوهای منفی باخودمان می شود و از رضایت زندگی و عزت نفس ما می کاهد.جالب تر این که اگر فردی توانایی “نه” گفتن نداشته باشد باید بیشتر از  حد خود در زندگی متحمل زحمت شود. مثلا کل پس  انداز شما 10 میلیون تومان است و دوستی تماس می گیرد و از شما تقاضا ده میلیون تومان می کند و شما از ته قلب راضی نیستید که این پول را به دوستتان پرداخت کنید اما چون نمی توانید “نه”بگویید پول را پرداخت می کنید و مدام با خود گفتگو می کنید که”این چه کاری بود کردم؟”یا “بی عرضه نمی تونی نه بگی؟” و..

با خودتان فکر کنید آخرین باری که به دلیل ضعف در “نه گفتن”دچار زحمت شده اید کی بود؟

برای مثال، پیش آمده که دقیقا در زمانی که مشغول کار روی پروژه ی مهمی بودید یکی از دوستان یا فامیل تماس بگیرند و از شما درخواست کنند که مثلا با هم به خرید بروید؟ یا شما را دعوت به یک میهمانی کند و شما به خاطر ضعف در نه  کفتن در خواست او را قبول کنید؟ و وقت در قبول کردن درخواست او حالتان بد بوده باشد،چون کار مهم تری را رها کرده اید،فقط به خاطر ضعف در “نه گفتن”.

در فایل تصویری”۱۲ قاتل مدیریت زمان” توضیح داده ایم که ضعف در هنر نه گفتن یکی از عوامل تلف شدن زمان است و  ممکن است باعث شود که دیگران از این ضعف ما سو استفاده کنند.

نمونه ای از این سو استفاده ها این است که اطرافیان متوجه می شوند که فردی توانایی “نه گفتن”ندارد،برای همین به محض این که در موقعیتی نیاز به کمک دارند اولین کسی که به یادش می افتندتبه نظرتان چه کسی است؟

ضعف در”هنر نه گفتن” ممکن است به دلایلی مانند خجولی رخ بدهند،این مژده را به شما می دهم که این ضعف با تمرین کردن و کمی آموزش دیدن قابل رفع شدن را دارد یا حداقل تا حد بسیار زیادی پیشرفت و می کنید قابل کنترل می شود.برای دریافت آموزش های رفع خجولی می توانید به لینک زیر مراجعه کنید:

[button link=”https://alimohammadian.com/product/shyness-course/” outer_border=”true”]دوره صوتی آموزش رفع خجولی و کسب اعتماد به نفس[/button]

ضعف در هنر “نه”گفتن گاهی باعث می شود تن به خواسته های طرف مقابل بدهیم، خواسته هایی که گاهی حتی اخلاقی نیستند و به خودمان بسیار آسیب می رسانند، اما “نه” گفتن از عهده ی ما خارج است.

برای درست مدیریت کردن زمان خود باید به بسیاری از پیشنهاد هایی که در طول روز دریافت می کنیم “نه” بگوییم تا بتوانیم کارهای مهم و درست را با تمرکز انجام دهیم.

2-کمال طلبی(کامل گرایی)

افراد کمال گرا( بهتر است از این به بعد بگوییم کامل گرا) می خواهند در هر کاری بهترین باشند و تمام کارهایشان درست باشد.

کامل گرایی یعنی که سطح استاندارد های انجام یک کار را آنقدر بالا می بریم که رعایت کردن آن استاندارد ها به مراتب هزینه ی بسیار بالاتری برای ما دارد و ارزش انجام کار را ندارد.

احتمالا شما هم افرادی را دیده اید که می گویند:

من یا کاری نمی کنم یا بهترین کار رو انجام می دم 

من اگه کلاس گیتار برم تمام زندگیم می شه گیتار 

برای کار کردن باید از دانشگاه انصراف بدم و تمام تمرکزم روی کارم باشه 

مثلا افرادی که برای برای یک بیرون رفتن ساده زمان های طولانی باید جلوی آینه به درست کردن موهای خود و ست کردن لباس های خودشان وقت بگذارند و اگر کوچک ترین نا هماهنگی در موها یا لباس هایشان باشد بیرون نمی روند.

جمله ی معروف افراد کامل گرا این است:

من یا کاری نمی کنم یا آن را به بهترین وجه ممکن انجام می دهم

مدتی پیش با یکی از افرادی که دورادور او را می شناسم و مدتی با هم در یک کارگاه آموزشی بودیم صحبت می کردم، به او گفتم چرا وب سایت شخصی خودتون رو راه اندازی نمی کنید؟

گفت من برنامه اش رو دارم، من یا کار نمی کنم یا کاری می کنم کارستون 

از آن گفتگو امروز چند ماه می گذرد و این فرد هنوز هم هیچ کاری برای راه اندازی سایت شخصی اش انجام نداده است، این ها نمونه های بزرگ ترین ضررهایی است که کامل گرایی به ما و زندگی ما می زند.

3- اهمال کاری

اهمال کاری یا Procrastination یعنی به تعویق انداختن کارها. یعنی کارهایی که باید انجام بدهیم را انجام نمی دهیم و به جای آن ها کارهای دیگری را انجام می دهیم. 

اهمال کاری برای دانشجویی که امتحان پایان ترم زبان انگلیسی دارد یعنی این که به جای درست درس خواندن و آماده شدن برای امتحان، مشغول هر کار دیگری باشد مثلا  انجام دادن تمرینات برنامه نویسی و یادگیری زبان php است.

اهمال کاری یعنی این که به جای انجام دادن کارهای درست و با اولویت بالا کارهایی را انجام دهیم که برای ما لذت بخش تر و آسان تر هستند.

گاهی برای استفاده ی درست از زمان  و مدیریت زمان ممکن است که مجبور باشیم که کارها و وظایف دشواری را انجام دهیم، اما اگر اهمال کاری را پیش بگیریم،به انجام کارهای با اولویت کمتر و ارزش کمتر می پردازیم. 

• اهمال کاری موجب کم شدن کارایی می شود 
• موجب تاخیر در انجام کارهای درست می شود

اهمال کاری عوارضی مانند:

• استرس
• دیر انجام شدن کارها
• کاهش بازدهی و خروجی
• و…

را به همراه دارد.

4-نداشتن هنر اولویت بندی برای مدیریت زمان

نداشتن هنر اولویت بندی یکی از قاتل های مهم در مدیریت زمان است، اگر شما در کار و زندگی خود در حال پیشرفت هستید، خیالتان را راحت کنم که روزی نمی رسد که شما وقت اضافه برای انجام دادن تمام کارهایتان داشته باشید، در حقیقت:

مدام به تعداد کتاب هایی که باید بخوانید اضافه می شود

مدام به مهارت هایی که باید بیاموزید اضافه می شود 

مدام به جلساتی که باید بروید اضافه می شود 

ما وقت کافی برای انجام تمام کارها را نداریم اما وقت کافی برای انجام دادن کارهای مهم را همیشه داریم.

باید یک بار با این مفهوم کنار بیایم که هرگز وقت کافی برای انجام تمام کارهایمان را نداریم اما همیشه وقت کافی برای انجام دادن کارهای مهم را داریم،
پس باید هنر اولویت بندی کردن کارها را یاد بگیریم.

ضعف در اولویت بندی کردن کارها وقتی با کامل گرایی ترکیب می شوندف نتیجه ی وحشتناکی را به ارمغان می آورد.  حاصل این ترکیب شدن چیزی نیست جز مدت ها دست دست کردن و کاری انجام ندادن و زمان و عمر را بدون دستاوردی هدر دادن.

در مدیریت زمان می گویند اگر همه ی کارهایی که می خواهید انجام بدهید مهم هستند، در وقاع شما هیچ کار مهمی انجام نمی دهید.

در طول روز باید کارهای خودتان را اولویت بندی کنید و هر روز چند کار مهم و چند کار نیمه مهم و چند کار غیر مهم انجام دهید.

به جمله ی زیر دقت کنید:

اصلا وقت ندارم 

دیگه وقت انجام این کارها رو ندارم 

کاش یکی دیگه هم مثل خودم بود کارهام رو می سپردم بهش، من دیگه وقت نمی کنم این کارها رو انجام بدم 

 جملاتی آشنا هستند که ممکن است یک مدیر جوان یا یک دانشجو یا خانمی خانه دار آن ها را به زبان بیاورد.

در اصل وقت داشتنی نیست، وقت ساختنی است. 

4.1-جمله ای از نیک وویچیچ در مورد اولویت بندی:

نیک وویچیچ در یکی از سمینار هایش  قسمتی را در مورد هنر اولویت یندی کردن صحبت کرد. او تعریف کرد که روزی برادرش به او گفته که باید از اولویت های خودت کم کنی.برادرش به او گفته بود که باید از بین 9 اولویتی که برای خودت تعیین کرده ای 6 مورد را از اولویت دربیاوری، و فقط به 3 مورد با اولویت بالا بپردازی و آن ها را با بالاترین کیفیت  به سرانجام برسانی.

توضیح داد که این کار برای یک مدیرعامل به شدت سخت است، حتی در زندگی عادی هم حذف کردن 6 تا از اولویت های زندگی کار سختی است، اما این اولویت بندی باعث می شود ذهن شما به پروژه ها و کارهای با اهمیت کمتر مشغول نشود و در طول روز قسمت زیادی از تمرکز خودتان را برروی پروژه های مهم تان قرار دهید.

4.2-اولویت بندی و برنامه ریزی در مدیریت زمان:

یعنی اگر قرار است کاری را انجام دهیم و آن انجام دادن آن در لیست اولویت های ما است، باید برای انجامش زمان بسازیم.

یک لحظه فرض کنید:

می خواهید برای 24 ساعت آینده یک کتاب 100 صفحه ای را مطالعه کنید و آن را برای کنفرانسی مهم در دانشگاه یا محل کار آماده کنید اما تقریبا برای تمام روز خودتان از قبل برنامه ریزی کرده اید که چه کارهایی باید انجام دهید. در این موقعیت چه کار می کنید؟

اغلب افراد اولویت هایشان عوض می شود، بعنی ممکن است چند مورد از کارهایتان را به تاخیر بیندازید، یک قرار ملاقات را کنسل کنید و مشغول مطالعه ی کتاب شوید تا برای کنفرانس فردا آماده شود. کاری که شما انجام دادید جابجایی اولویت ها و ساختن زمان است. ساختن زمان یعنی بالا بردن اولویت یک کار و تخصیص زمان مناسب برای رسیدن به هدف مورد نظرمان.

لیست نوشتن برای مدیریت زمان

وقتی به مدیریت زمان فکر می کنیم شاید در مورد این که چطور باید لیست کارها را نوشت و برای انجام کارها لیست داشت  و در طول روز به ترتیب شروع به انجام دادن کارها کرد، این حالتی ایده آل است اما اغلب اگر در کاری باشید که تکرار در آن نقش کمی داشته باشد این مدل از مدیریت زمان برای شما جواب نمی دهد.

برای مثال:

مثلا اگر شما مدیر کسب کاری باشید ممکن است یک لیست از کارها مانند لیست زیر تهیه کرده باشید: 

ساعت 7 بیداری

ساعت 7:10 دقیقه صبحانه

ساعت 7:25 دقیقه مسواک و رفتن به محل کار

ساعت 9 ایمیل های تبلیغاتی ارسال شوند

ساعت 9:30 امضا چک حقوق کارمندان

ساعت 11:00 قرار ملاقات با نماینده ی یک شرکت مهم در محل کارتان

ساعت 14:00 نهار و راهی شدن به سمت دفتر مرکزی دفتر شرکتی که شما نماینده ی آن هستید.

ساعت 16:00 جرکت به سمت خانه و شب با خانواده شام را به رستوران بروید و بعد از آن هم به شهربازی بروید

و…

اما ناگهان در طول روز برایتان موردی پیش می آید، مثلا کارمندی که همیشه تلفن ها را جواب می داد بنا به هر دلیلی نیامده و شما مجبور می شوید خودتان تلفن ها را جواب دهید و این زمان زیادی را از شما می گیرد و باعث می شود به کارهای دیگرتان نرسید. یا این که در دفتر هستید و ناگهان شیر آب خراب می شود و کسی هم نیست که شیر آب را تعمیر کند، نتیجه این می شود که خودتان و افرا تیمتان بسیج می شوید تا همگی با هم بعد از دو ساعت شیر آب جدیدی که خریده اید را نصب کنید و از نشت و هدر رفتن آب جلو گیری کنید، همه این اتفاقات باعث می شوند درصد این که بتوانیم از روی لیست زمانبندی شده ی دقیق کارهای خودمان را مدیریت کنیم بسیار مشکل شود.

یا مثال دیگری که در این زمینه به ذهنم می رسد این است که در دفترتان نشسته اید و قرار است طبق اعلام مدیر پروژه امروز یک پروژه ی مهم نرم افزار تحت وب  را تحویل مشتری بدهید و تا زمان بررسی نهایی پروژه دوساعت زمان نیاز دارید و الان ساعت 10:00 صبح است و قرار است پروژه را ساعت 16:00 در حضور نماینده های شرکت مشتری رونمایی کنید که : ناگهان برق می رود و باعث می شود پروژه در زمان مقرر اماده نشود.

این ها عوامل خارجی هستند که پیش می آیند و بنابراین نمی توان زیاد به داشتن لیست دقیق زمانبندی شده ی کارها اکتفا کرد.

یک دعوت به اقدام کوچک:

همین حالا برای لحظاتی دست از مطالعه ی این متن بردارید و با خودتان فکر کنید که تا امروز چندین بار یک لیست مثل لیست بالا تنظیم کرده اید و در انجام دادن کارهای لیست موفق بوده اید؟ 

خوب حالا برای مدیریت زمان باید چه کار کنیم؟

احتمالا شما هم مثل من چندین بار لیست هایی مانند لیست بالا را نوشته اید و در انجام دادن موارد لیست ناکام مانده اید، یکی از جالب ترین راه ها برای این که بتوانیم مدیریت زمان درست داشته باشیم این است که برای هر روزمان برنامه ریزی داشته باشیم و این برنامه ریزی باید به صورت زیر باشد:

من امروز باید:

• دو تماس مهم با محمد و علی بگیریم 
• باید شارژ سیستم ایمیل مارکتینگ را پرداخت کنم 
• حداقلا یک ساعت مطالعه می کنم 
• حداقل 30 دقیقه پیاده روی می کنم 

حالا من یک لیست دارم که شامل کارهای بالا است، حالا باید کارهای بالا را در طول روز انجام دهم، ممکن است مثلا بعد از مطالعه ی روزانه ام که صبح انجام می دهم  یکی از تماس هایم را بگیرم، مثلا با علی تماس بگیرم. سپس مقداری مشغول کارهای روزانه ام شوم و  ظهر هنگام نهار خودرن می توانم با کارت اعتباری ام شارژ پنل ایمیل مارکتینگم را انجام دهم . بعد از ظهر وقتی از محل کار برمی گردم و در اسنپ یا خودرو شخصی ام هستم،با محمد تماس می گیم و به خانه می رسم و بعد از یک استراحت کوچک به پیاده روی می روم.

نکته ی بسیار مهم:

ما یک لیست از کارهایی داریم که باید در طول روز این کارها را انجام دهیم و به پایان برسانیم، بسیار مهم است که این کارها انجام شوند، زمان انجام شدن کارها را هم با توجه به موقعیت و شرایطمان می توانیم تا حد ممکن شناور انتخاب کنیم، اما این کارهایی که برای روزمان انتخاب کرده ایم و نوشته ایم حتما باید اجرا شوند، حالا نه در ساعت دقیق اما حتما باید انجام شوند.

استفاده نکردن از ابزار های اندازه گیری زمان

سنجش مقدار زمانی که برای هر کاری صرف می کنیم به ما آگاهی می دهد تا بتوانیم تصمیمات بهتری بگیریم. اگر بتوانیم میزان و نوع زمانی که برای هر کار صرف می کنیم را اندازه بگیریم آن گاه می توانیم برای استفاده ی بهتر از آن تصمیم بگیریم و برنامه ریزی کنیم.

برای مثال اگر زمان استفاده از شبکه ی اجتماعی اینستاگرام را بسنجیم که در طول روز چقدر زمان خودمان را در این شبکه اجتماعی می گذرانیم می توانیم تصمیمات بهتری بگیریم. آگاهی و شفافیت در امور روزانه به ما در مدیریت زمان کمک زیادی می کند.

اگر می خواهیم زمان خودمان را به درستی مدیریت کنیم باید بدانیم که باید چه کارهایی را از لیست کارهایی که انجام می دهیم حذف کنیم.

باید آگاهی داشته باشیم که در طورل روز زمانمان را چگونه می گذرانیم؟ قسمت عمده ی زمانمان را به انجام چه کارهایی می گذرانیم؟ 

برای این که بدانیم در طول روز چه کارهایی انجام می دهیم باید خودمان را کمی دچار زحمت کنیم، باید بتوانید دقیقا بدانید روزتان را چطور می گرانید.

برای این کار باید مدتی را به صورت آگاهانه به اندازه گیری زمان بپردازید، برای مثال باید یک دفترچه داشته باشید یا در نوت گوشی خود یک فایل را باز کنید و در مورد کارهایی که در طول روز انجام می دهید و میزان زمان آن بنویسید. مثل بنویسید روزانه چند ساعت می خوابید، چند ساعت تلویزیون تماشا می کنیدف چند ساعت را در ترافیک هستید.

باید دقیقا بنویسید که یک روز عادی خود را چطور می گذرانیدف مثلا وقتی از خواب بیدار می شوید، نیم ساعت در رخت خوابتان هستید و از رخت خواب بیرون نمی آیید این رفتار را باید شناسایی کنید، یا این که در طول روز نیم ساعت را به گشتن دنبال وسایل خود صرف می کنیدو… البته این موارد در قسمت نظم شخصی قرار می گیرند اما برای مدیریت درست زمان به آن ها احتیاج داریم. 

شناسایی عادت ها در شبکه های اجتماعی:

برای این که بدانید روزانه چه مقدار از زمان خودتان را در شبکه های اجتماعی و برنامه ها و اپلیکیشین های مختلف می گذرانید می توان از نرم افزار های زیادی استفاده کرد که در این قسمت ما به معرفی اپلیکیشن ها و افزونه ای برای مدیریت زمان می پردازیم:

نرم افزار کوالیتی تایم QualityTime

اگر از گوشی یا تبلت های اندرویدی استفاده می کنید نرم افزار کوالیتی تایم یکی از نرم افزارهای عالی است که به شما اجازه می هد متوجه شوید رژیم استفاده ی شما از نرم افزار های گوشی تان چقدر است، این نرم افزار به صورت روزانه و هفتگی گزارش هایی را می دهد که می توانید متوجه شوید در طول روز:

چند دقیقه با یک نرم افزار کار کرده اید 

بیشترین استفاده شما از کدام نرم افزار است 

چند با قفل گوشی خود را باز و بسته کرده اید 

و…

حتما برای یک هفته هم شده این نرم افزار را نصب کنید و به حتما از نتایجی که به دست می آورید شگفت زده می شوید.

یک داستان کوتاه:

یکی از دوستان من بعد از نصب و استفاده از نرم افزار کوالیتی تایم، بعد از یک هفته اپلیکیشن اینستاگرام را از روی گوشی خودش حذف کرد و با این که از قسمت اعظم کسب و کار او در اینستاگرام و تلگرام بود، برای این مدیریت شبکه های اجتماعی خودش یک مسئول استخدام کرد و گفت نمی دانستم اینقدر از عمر من را ایسنتاگرام می خورد.

 نرم افزار مومنت Moment

اپ Moment فقط برای سیستم عامل iOS نوشته شده و با تحت‌نظر گرفتن میزان استفاده شما از تلفن همراه محدودیت‌های روزانه برایتان وضع می‌کند و اگر از این محدودیت‌ها عبور کنید اپ به شما هشدار می‌دهد.این اپلیکیشن هم می توانید نصب کنید و از فواید آن لذت ببرید.

افزونه ی کروم توگل Toggl

اگر بیشتر اوقات از لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی استفاده می کنید و مرورگرتان هم کروم است، می توانید از افزونه ی  Toggl را نصب کنید  و از میزان زمانی که بر روی سایت های مختلف صرف می کنید مطلع شوید.

این سه نرم افزار بالا به شما کمک می کنند که از مقدار زمانی که مصرف می کنید تا حد زیادی مطلع شوید.

مهارت هایی که برای مدیریت زمان لازم دارید را بشناسید

شما به چند مهارت برای مدیریت زمان نیاز دارید، مانند:

• برنامه ریزی
• تمرکز
• نظم
• تشخیص اولویت ها
• استفاده از تکنولوژی درست
• و..

در این قسمت به توضیح این مهارت ها می پردازیم. 

برنامه ریزی 

برنامه ریزی از جمله مهم ترین مهارت هایی است که برای استفاده ی درست از زمان و پربازده ی زمانمان به آن احتیاج داریم. 

برای رسیدن به حداکثر کارایی و افزایش بازدهی باید بتوانیم درست برنامه ریزی کنیم. برای این که برنامه ریزی درستی داشته باشیم باید برنامه ی ما دارای ویژگی هایی باشد:

• وضعیت موجود را بشناسیم 
• هدف های خود را معین کنیم 
• شاخص هایی برای اندازه گیری در نظر بگیریم 
• اقدام کنیم

در واقع بسیاری از افراد در برنامه ریزی مستقیم بر سر هدف گذاری می روند. در صورتی که برای برنامه ریزی دست باید ابتدا وضعیت موجود را به درستی بررسی و اندازه گیری کرد. یعنی باید بدانیم در کجا ایستاده ایم. این که بدانیم کجای مسیر هستیم، ما را در راه موفقیت برنامه ریزمان بسیار هدایت می کند، همان زور که در عکس زیر می بینید ما باید ابتدا بدانیم که الان در کدام نقطه ایستاده ایم تا بتوانیم برای رسیدن به نقطه ی برنامه ریزی کنیم.

پس از شناخت وضعیت موجود در برنامه ریزی باید هدف گذاری درست انجام دهیم و سپس باید گام های رسیدن به آن هدف را تعیین کنیم. پس از تعیین هدف باید مشخص کنیم که چه شاخص هایی نیاز است تا ما برنامه ی خود را موفق یا شکست خورده بدانیم، یعنی باید سنجه هایی برای تعیین میزان موفقیت یا شکست برنامه ریزی هایمان داشته باشیم. نباید انقدر منتظر بمانیم تا زمان رسیدن به هدف برسد و سپس بررسی کنیم که آیا برنامه ریزی درستی داشته ایم یا نه؟

بلکه ما با برنامه ریزی آینده را پیش بینی می کنیم، اگر طبق شاخص هایی که در نظر گرفته ایم عمل نکردیم باید در برنامه ریزی و نوع عملکردمان تغییری ایجاد کنیم.

گام اخر هم اقدام است، بعد از شناخت وضعیت موجود و هدف گذاری و تعیین سنجه های موفقیت یا شکست، نوبت به اقدام در برنامه ریزی می رسد.

آیا این موارد در برنامه ریزی روزانه کاربرد دارد؟

بله، برای مثال شما می خواهید برای سال خود برنامه ریزی کنید که چطور می توانید در یک سال زبان انگلیسی خود را تقویت کنید. 

ابتدا باید متوجه شوید که چه در چه سطحی از یادگیری زبان انگلیسی قرار دارید، چقدر بلد هستید؟

سپس هدف گذاری کنید که می خواهید در یک سال به چه سطحی از یادگیری برسید؟ 

حالا که هدف خودتان را تعیین کردید باید برای خودتان معیارهایی برای سنجش برنامه ریزی تان در نظر بگیرید مانند این که اگر تا 6 ماه بعد از اجرای برنامه به برنامه ام پایبند نبودم و زمان کم داشتم، مثلا می توانم اضافه کاری های محل کارم را کم کنم و آن یکی دو ساعت را به تمرین و یادگیری زبان انگلیسی بپردازم.

سپس، کافی است اقدام کنید و قدم اول را بردارید.

یک برنامه ی کامل شده و انجام شده ی ضعیف، از صد برنامه ای که روی کاغذ هستند و اجرا نمی شوند ارزشمند تر است.

اصل تمرکز و کارایی آن در مدیریت زمان

تمرکز داشتن زمانی که مشغول انجام کاری هستیم بسیار به بالا رفتن کارایی و کیفیت کاری که انجام می دهیم کمک می کند و در مدیریت زمان ما هم بسیار تاثیر گذار است. همین حالا به کارهایی که فکر کنید که آن ها را با تمرکز کامل انجام می دادید،مثلا با تمرکز کامل کتابی را مطالعه کرده اید یا تمام تمرکزتان را روی پروژه ای قرار داده اید تا آن را به پایان برسانید و بعد از تمام کردن کتاب یا پروژه ممکن است بعد از گذشت مدت ها هنوز همتصویر شفافی از اطلاعات موجود در آن پروژه یا کتاب داشته باشید.

تمرکز داشتن در حین انجام کاری یعنی اینکه تمام عوامل حواس پرتی را برای مدت معینی از خودمان دور کنیم و مشغول انجام کار مورد نظر شویم. 

برای مثال اگر من می خواهم با تمرکز کتابی را مطالعه کنم، در ذهنم این کلمات می گذرد: الان همه ی کارهایم را کنار می گذارم و مشغول مطالعه می شوم.

با تمام تمرکز، اصل تمرکز می گوید در هنگام مطالعه فقط  مطالعه کن تا مغز بتواند دقیقا بر یک موضوع متمرکز شود تا کارایی و بازدهی اش چند برابر شود. 

اگر در هنگام مطالعه یک لیوان چای یا قهوه کنارتان می گذارید و مشغول مطالعه می شوید و هر از گاهی هم یک قلوپ چای یا قهوه می نوشید شما کار با تمرکز انجام نمی دهید. برای بالا رفتن کارایی می توانید  میزان مشخصی بین 15 الی 60 دقیقه کار کنید و سپس کمی استراحت کنید. 

دعوت به انجام یک اقدام:

همین امروز امتحان کنید، تمام صفحات مرورگر خود و شبکه های اجتماعی تان را ببندید و 15 دقیقه با تمرکز یک متن را مطالعه  کنید،ببینید اثر بخشی و میزان یادگیری تان چقدر افزایش پیدا می کند، می توانید تجربه ی خود را در قسمت نظرات برای ما بنویسید.

نظم و مدیریت زمان

بسیاری از عواملی که ما از آن به عنوان مدیریت زمان یاد می کنیم به داشتن نظم شخصی مرتبط می شوند. بسیاری از افراد به علت منظم نبودن هر روز زمانی را صرف پیدا کردن کلید ها و جوراب ها و مدارک مهم خود می کنند. این زمان ها ممکن است در طول یک روز کوتاه باشند اما وقتی این زمان کوتاه را در تک تک روزهایی که فرد زنده است و زندگی می کند ضرب می کنیم، متوجه می شویم  که عدد بزرگی به دست می آید. برای مثال فرض کنید فردی هر روز به طور میانگین 3 دقیقه به دنبال سوییچ و مدارک و لباس و جوراب و… می گردد و برای پیدا کردن آن ها کشو های متعدد را می گردد و از اتاقی به اتاق دیگر می رود، شاید سه دقیقه زمان زیادی نباشد اما وقتی در طول عمر فرد حساب می کنیم زمان قابل توجهی می شود، فرض می کنیم فرد 25 ساله است و بعد از این به مدت 30 سال زندگی خواهد کرد:

3دقیقه در هر روز به دنبال وسایل می گردد

365 روز سال 

30 سال زندگی

22.81=30*365*3

23 روز کامل از عمر فرد صرف به دنبال وسایل گشتن می شود. پس بهتر است برای کارهایمان یک نظم خاصی در نظر بگیریم و سیستم سازی کنیم. برای مثال:

یک کشو مخصوص اسناد و مدارک داشته باشیم

خودمان را متعهد کنیم هر بار که به خانه بر می گردیم سریع سوییچ را آویزان کنیم 

جوراب های خودمان را در قسمت مشخصی قرار دهیم 

جزوه ها  نامه ها را در یک فایل یا کشو مشخص نگه داری کنیم 

و…

این موارد باعث می شوند در طول روز کمترین اتلاف زمان را داشته باشیم.

تشخیص اولویت ها

اولویت بندی درست در زندگی بسیار به ما کمک می کند، این که از بین چندین کار و پروژه ای  که در طول روز داریم انتخاب کنیم کدام پروژه را انجام دهیم و کدام را انجام ندهیم. برای استفاده درست از هنر اولویت بندی در مدیریت زمان باید به کارهایمان وزن بدهیم.

وزن دادن یعنی چه؟

وزن دادن یعنی بعد از این که لیست کارهایی که در طول روز باید انجام دهیم را مشخص کردیم باید به هر یک با توجه به اهدافمان وزن بدهیم و با توجه به آن عمل کنیم.

برای مثال : فردی هدفش این است که در طول 6  ماه نمره ی آیلتس 7 بگیرد، برنامه ی روزانه ی او هم به این صورت است:

• حداقل یک ساعت مطالعه ی متمرکز ربان انگلیسی
• 8 ساعت کار در شرکت 
• سینما رفتن
• خرید لباس
• ملاقات با مدیر منبع انسانی شرکت ایکس
• و….

حالا او باید به کارهایش وزن بدهد، یعنی این که وزن  انجام کار مطالعه ی یک ساعت زبان متمرکز برایش چقدر است؟

وزن و اهمیت سینما رفتن چقدر است ؟ وزن و اهمیت خرید لباس چقدر است ؟

شاید وزن قرار ملاقات با مدیر منابع انسانی شرکت ایکس بسیار بیشتر از وزن مطالعه ی یک ساعت زبان باشد، بنابراین فرد انتخاب می کند که مثلا 2 ساعت مرخصی بگیرد و محل کار را زودتر ترک کند تا لباس مناسب و جدیدی بخرد و به ملاقات با مدیر منابع انسانی برسد. روشن کردن اولویت ها و وزن دادن به کارهای روزانه باعث می شود که ما به راحتی بتوانیم منعطف عمل کنیم.

حالا همین شخص را در نظر بگیرید که اولویت مطالعه ی زبان بسیار بیشتر از سایر کارها باشدف بنابر این در یک روز می تواند از محل کار مستقیم به دیدار مدیر منابع انسانی شرکت ایکس برود و بعد از آن مستقیم به سمت خانه حرکت کند برای مطالعه ی زبان، او سینما رفتن و خرید رفتن را به انتخاب خودش و اولویت هایش، از لیست کارهایی که باید انجام بدهد حذف کرده است.

یادمان باشد تمام افراد دنیا 24 ساعت زمان دارند، تفاوت در نوع استفاده از زمان و اولیت هاست که نتایج مختلفی را به بار می آورد

استفاده از تکنولوژی درست

استفاده از تکنولوژی در مدیریت زمان بسیار موثر است و به افزایش کارایی کمک می کند،در مطالب مختلفی در مورد نرم افزار های مدیریت زمان مطالبی منتشر کرده ایم. برای استفاده ی درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

۱-نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد واندرلیست wunderlist

ویژگی های واندر لیست :

دارای نسخه های وبی،دسکتاپ،اندروید،و آی او اس،ویندوز فون و..است

قابلیت اشتراک گذاری لیست ها با دیگران

قابلیت پوشه بندی آسان

۲-نرم افزار مدیریت زمان و پروژه todoist

ویژگی های تودویست:

1. قابلیت اولویت بندی وظایف با مربع های رنگی که پشت نوشته ها قرار می گیرند
2. قابلیت تعریف پروژه و اشتراک گذاری آن با همکاران
3. ارسال ایمیل دربازه های زمانی مختلف برای آگاهی از میزان عملکردتان و آگاهی از کارهای عقب مانده

3-نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ترلو trello

ویژگی ها تریلو:

1. قابلیت پیگیری و مشاهده  پروژه ها و لیست وظایفی که باید انجام دهید بر روی یک برد یا همان تخته مشاهده کنید.
2. قابلیت به اشتراک گذاری ایده ها و پروژه ها
3. قابلیت پیوست کردن فایل و عکس

4- نرم افزار مدیریت پرژه ی تسکولو

ویژگی های تسکولو:

1. دارای نسخه ی وب و موبایل
2. تا ۱۰ کاربر  در ماه رایگان است،یعنی برای شرکت ها یا پروژه هایی که حداکثر ۱۰ نفر هستند عالی است
3. امکان گفتگوی آنلاین اعضا با یکدیگر

5-نرم افزار یادداشت برداری وان نوت onenote

ویژگی های وان نوت:

1. در هرجای صفحه می توان تایپ کرد
2. قابلیت به اشتراک گذاری
3. قابلیت ایجاد لیست ها یا همان برگه های مختلف

برای کسب اطلاعات بیشتر و جامع تر در مورد نرم افزار های مدیریت زمان و مدیریت پروژه به آدرس زیر مراجعه کنید، در این لینک به بررسی کامل بین نرم افزارهای مدیریت زمان پرداخته ام.

نرم افزار مدیریت زمان

مدیریت زمان با ابزار ساده:

البته همیشه قرار نیست برای مدیریت زمان از نرم افزار استفاده کنید، گاهی ممکن است کار با ابزارهای ساده تر برای شما کارآمدتر باشد. 

شما میتوانید با همراه داشتن همیشه یک دفترجه یادداشت به مدیریت کارهای خود بپردازید، موردی که هنوز هم در شرکت های بزرگ کاربرد دارد، بارها مشاهده کرده ام که در بزرگ ترین شرکت هایی که برای مشاوره به آن جا مراجعه نموده ام مدیران اجرایی علاوه بر استفاده از نرم افزار های مدیریت زمان همیشه یک دفترچه یا سررسید برای نوشتن کارهای اجرایی هفتگی یا روزانه همراه خود دارند.

شما می توانید تمام کارهای اجرایی خود را در دفترجه خود بنویسید و با موبایل خود برای ساعت های خاص و مشخص یادآور قرار دهید تا در زمان مشخص موبایل شما زنگ یادآوری را به صدا در بیاورد. برای مطالعه ی بیشتر می توانید به مقاله ی زیر مراجعه کنید:

مدیریت زمان با این دو ابزار ساده 

شناخت عادت ها برای مدیریت زمان 

عادت های افراد تاثیر زیادی بر موفقیت یا شکست آن ها دارد.بزرگی می گوید ابتدا ما هستیم که عادت ها را می سازیم و سپس عادت ها هستند که ما را می سازند. 

باید عادت های خود را بشناسیم و عادت های خوبی را برای داشتن مدیریت زمان و مدیریت انرژی بهتر در خودمان پرورش دهیم. در این قسمت به تعدادی از این عادت ها می پردازیم.

 عادت شما ره 1: صبحانه نخوردن:

نخوردن صبحانه یکی از عادت های بسیار مضر برای انسان است، اگر می خواهیم مدیریت انرژی و مدیریت زمان درستی داشته باشیم باید سعی کنیم همیشه وعده ی صبحانه ی خود را میل کنیم. احتمالا شما هم افرادی را دیده اید که صبحانه نمی خورند و می گویند که عادت دارند، اما توصیه ی ما این است که وعده ی صبحانه ی خود را جذف نکنید و حتی  اگر شده به اندازه ی خیلی کم صبحانه بخوردیواین کار باعث می شود انرژی به بدن شما منتقل شود و در طول روز بی حال و بی انرژی نشوید و هر چه شما انرژی بیشتری داشته باشید می توانید بهتر و باکارایی بیشتری کار کنید. 

رژیم غذایی برای مدیریت زمان

یک عادت اشتباهی که در میان بسیاری از افراد مشاهده می شود خوردن مواد  غذایی با مانند شیرینی و شکلات برای رفع گرسنگی است، شیرینی ها و شکلات ها به دلیل قند زود جذبی که دارند باعث می شوند بعد از مصرف بلافاصله 

قند خون شما بالا برود و انرژی زیادی بگیرید تا به این جا خیلی هم عالی است اما یک ایراد بزرگ وجود دارد، به همین میزان که قند خون شما با سرعت زیادی بالا رفته و انرژی تان افزایش پیدا کرده است، با همان سرعت هم انرژی تان افت می کند. بنابراین باید حواستان به مواد غذایی که مصرف می کنید باشد، سعی کنید مواد غذایی نسبتا دیر جذب تری استفاده کنید تا برای ساعت های بیشتری سطح پایداری از انرژی را داشته باشید. مثلا می توانید به جای شکلات از انواع میوه مانند سیب و.. استفاده کنید.

اگر اطلاعات بیشتری می خواهید می توانید با یک مشاور متخصص تغذیه مشورت کنید.

عادت شماره ی 2 : استراحت های کوتاه داشته باشید

بسیاری از افراد این اشتباه را می کنند که برای ساعت های طولانی مشغول انجام دادن کار می شوند و استراحت را فراموش می کنند، کارکردن برای مدت زمان طولانی بهره وری و بازدهی مفید را کاهش می دهد.

برای مقابله با این عامل باید بعد از ساعات مشخصی از کار کردن به  خودتان استراحت بدهید، مثلا می توانید برای افزایش کارایی و بازدهی در بازه های زمانی 30 الی 60 دقیقه ای کار کنید و بعد از آن یک استراحت 10 الی 15 دقیقه ای داشته باشید.

رعایت کردن این عادت بسیار به افزایش کارایی شما کمک می کند، ذهن انسان نمی تواند برای مدت طولانی ای بر روی یک موضوع تمرکز کنید و این موضوع سبب می شود بعد از مدتی کار کردن دیگر بازدهی اولیه را نداشته باشید برای همین نیاز به استراخت دارید تا بتوانید مجدد بر روی کار خود تمرکز کنید.

برای استراحت هم می توانید چند نفس عمیق بکشید و چند حرکت کششی انجام دهید تا میزان ضربان قلبتان افزایش پیدا کند و خون بیشتری که حامل اکسیژن و مواد غذایی است به سلول های بدن و مغزتان برسد تا با انرژی بیشتری سر کار خود برگردید.

عادت شماره ی 3: لیستی از کارهای مهم تهیه کنید

همان طور که در این مقاله توضیح دادیم داشتن یک لیست از کارهایی که در طول روز باید انجام دهید به شفاف شدن روز شما کمک می کند، افرادی که روز خودشان را بدون یک لیست از کارهای مهمی که باید انجام دهند شروع می کنند، در طول روز انرژی زیادی را صرف این می کنند که باید چه کاری انجام دهندف پس داشتن یک لیست بسیار به مدیریت درست زمان شما کمک می کند. سعی کنید روز خودتان را از قبل برنامه ریزی کنید، یعنی از شب قبل برای فردای خودتان برنامه بریزید که قرار است چه کارهای مهمی را در طول روز انجام دهید و چه قرار ملاقات هایی دارید و …

لیست کارها باعث می شود که شما در طول روز کارهای با اولویت بالا را انجام دهید، دقیقا کارهایی که برای شما تفاوت افرین هستند و موجب موفقیت شما می شوند

داشتن لیستی از کارها با ویژگی هایی که در این مقاله توضیح داده ایم بسیار به افزایش کارایی و عملکرد شما کمک می کند.

عادت شماره ی 4: انجام چند کار همزمان

انجام چند کار همزمان از قاتلین مدیریت زمان است، انجام چند کار همزمان از نتیجه ی نهایی کار می کاهد و موجب می شود تمرکز فرد از بین رفته و کارایی کاهش یابد.

تا جایی که می توانید باید سعی تمرین کنید که کارهای خود را با تمرکز بالا انجام دهید. در مورد تمرکز در کافی است فیلم زیر را مشاهده کنید.

یک تجربه ی بسیار جالب از مدیریت تمرکز

عادت شماره ی 5: خواب کافی

خواب کافی داشتن در طول شبانه روز باعث می شود شما انرژی بیشتری داشته باشید و سرحال باشید و و با انرژی بیشتر و تمرکز بیشتر به انجام کارهای روزمره خودتان بپردازید. متاسفانه بسیاری از افراد بر این باور هستند که برای این که زمان بیشتری داشته باشند باید از مدت زمان خواب خود کم کنند اما اینطور نیست. خواب کافی داشتن موجب می شود که در مدیریت انرژی و افزایش کارایی بسیار بهینه عمل کنید. اگر در خواب کافی نداشته باشید با تمرکز پایین و انرژی کم، نمی توانید به درستی با تمام توان کار کنید و این خود باعث هدر رفتن زمان و انرژی می شود.

برای این که بدانید در طول شبانه روز به چه مقدار خواب نیاز دارید کافی است عکس زیر را مشاهده کنید.در قسمت های آبی میزان خواب شما براساس سن تان مشخص شده است. البته این مورد قابل توجه است که ممکن است برخی افراد به خواب کمتر یا بیشتر از آنچه در نمودار گفته شده نیاز داشته  باشند.

معرفی کتاب های مدیریت زمان

وقتی صحبت از کتاب های مدیریت زمان می شود نمی توان از کنار اسم برایان تریسی به آسانی عبور کرد. برایان تریسی با نوشتن کتاب قدرت زمان و کتاب قورباغه را قورت بده به آموزش تکنیک های ناب و کاربردی برای مدیریت زمان پرداخته است.

کتاب قدرت زمان که به فارسی هم ترجمه شده است در 12 فصل به بررسی مفهوم “انجام بیشترین کار در کمترین زمان ممکن” پرداخته است.کتاب در 380 صفحه توسط انتشارات اشکذر چاپ شده است.

کتاب دیگر برایان تریسی به نام “قورباغه را قورت بده” که در ایران کاملا شناخته شده است.برایان ترسی در این کتاب به بررسی 21 روش برای غلبه بر تنبلی و انجام بیشترین کار در کمترین زمان پرداخته است که اگر اصول آن رعایت شوند مورد کاربرد واقع خواهند شد.

کتاب سومی که در مورد مدیریت زمان به بحث پرداخته است کار عمیق نام دارد. کتاب  کار عمیق نوشته کال نیوپرت جزو پر فروش ترین کتاب های نیویورک تایمز است.

در این کتاب که در مورد کار عمیق و مزایای آن بحث شده است اگر میخواهید بازدهی بالایی داشته باشید از توانایی های ذهنی خودتان استفاده کنید، حتما مطالعه ی این کتاب را به شما پیشنهاد می کنم.

 (مقاله ی مدیریت زمان به مرور کامل تر می شود )