مدیریت زمان فریلنسرها

مدیریت زمان فریلنسرها بحث بسیار داغی می تواند باشد که فریلسنرها به آن نیاز دارند و اگر آنها از زمان خود درست استفاده نکنند، شاید در دامی گیر بیافتند که زمان از دستشان خارج شود. اما از طرفی با مدیریت زمان درستی که در این مقاله گفته می شود، می توان یک فریلنسری بود که بهترین استفاده را از زمان محدود خود دارد.

فریلنسر کیست؟

قبل از اینکه بحث مدیریت زمان فریلنسرها را مطرح کنیم، شاید بهتر باشد کمی در مورد فریلنسر توضیح داده شود:

فریلنسرها افرادی هستند که با شرکت خاصی به صورت تمام وقت و حضوری کار نمی کنند و به صورت پروژه ای و غیر حضوری مشغول به انجام پروژه های مختلف هستند و اساسا فلسفه فریلنسری به صورت تک نفره کار کردن است.

کار فریلنسری ویژگی های مختلفی دارد که از جمله مهمترین آنها می توان این موارد را نام برد:

• زمان در اختیار خود فرد است و می تواند آزادانه کار کند.
• فرد می تواند در هر مکانی است تنها با یک لپ تاپ کسب درآمد کند، حتی اگر در تعطیلات و هنگام مسافرت باشد!
• نسبت به کسب و کارهایی که افراد مختلف دارند، هزینه خیلی کمتری دارد و هزینه هایی مثل هزینه کارمند، اجاره و … حذف می شوند.

اما کار فریلنسری معایب مختلفی هم ممکن است داشته باشد. مهمترین ویژگی منفی این است که فرد اگر به زمان خود مسلط نباشد، کلا زمان از دست او می رود و می تواند به سمت اهمال کاری و انجام ندادن کارهای مهم برود. به خاطر همین موضوع است که بحث مدیریت زمان فریلنسرها مهم است و چندین نکته برای مدیریت زمان بهتر را قرار است با هم مرور کنیم.

دقت کردن در انتخاب پروژه ها

وقتی یک فریلنسر باشید به مرور پیشرفت می کنید و حجم پیشنهادها و درخواست هایی که از شما می شود زیاد می شود. اینجاست که بحث انتخاب کردن بین آنها پیش می آید و باید پروژه های درست را با دقت انتخاب کرد. معمولا فریلنسرها تازه کار، سریع هر پروژه ای را انتخاب می کنند و هیچ معیاری برای انتخاب پروژه ها ندارند. حتی حرفه ای ها هم ممکن بدون معیار عمل کنند!

برای اینکه یک پروژه را انتخاب کنید باید چند عامل را در نظر گرفت یعنی زمان طول کشیدن پروژه، مبلغ دریافتی بابت پروژه و انرژی روزانه که باید برای هر پروژه اختصاص داد.

این موارد را باید برای هر پروژه از قبل نوشت و اگر چندین پروژه و پیشنهاد همزمان داده شد، آنهایی که در شرایط بهتری هستند را انتخاب کرد. در این صورت می توان یک معیار خوبی برای پروژه های مختلف داشت و آنها که برتری دارند انتخاب می شوند. یادمان باشد که در دنیای امروزی پیشنهادات و انتخاب ها زیاد است و این ما هستیم که باید انتخاب درستی را داشته باشیم.

تخمین زدن درست زمان پروژه ها

موضوع دیگر برای مدیریت زمان فریلنسرها این است که حتما به شیوه ای بتوان تخمین زد که پروژه ها چه قدر طول می کشد و زمان کافی و درستی را برای آنها در نظر بگیریم. اگر پروژه هایی باشند که زمان اتمام آنها را اشتباه تخمین بزنیم، باعث می شود که زمان زیادی را از دست دهیم و در مدیریت زمان به مشکل برمی خوریم. به طور کلی تخمین زدن یک مهارتی است که باید هر کسی آن را یاد بگیرد و برای فریلنسرها این حتی مهمتر جلوه می کند. 

یک روش ساده که بتوان تخمین درستی داشت این است که لیست پروژه ها را بر روی کاغذ نوشت که قبلا به اتمام رسیدند و زمان به انجام رسیدن آنها را هم نوشت که چه قدر طول کشیدند. بعد از آن دیگر به عددی می توان برای هر پروژه مشابه رسید و برای پروژه های بعدی همان زمان را می توان در نظر گرفت.

نکته بعدی که برای تخمین بهتر باید رعایت کرد این است که حتما برای هر پروژه 10-20 درصد زمان بیشتری در نظر گرفت. چون بالاخره در طول انجام آنها ممکن است مشکلات مختلفی در انجام کار یا مشکلات شخصی پیش بیاید که زمان بیشتری برای آن پروژه طول بکشد.

نکته آخر برای تخمین بهتر این است که روی حرف بقیه افراد هم زیاد حساب نکرد! یعنی اگر قسمتی از پروژه را برون سپاری کردید، باید در نظر بگیرید که آن فردی که کار شما را انجام می دهد ممکن است با تاخیر چند روزه انجام دهد و در زمان شما هم مشکل به وجود بیاید. 

استفاده از نرم افزارهای مناسب

نرم افزارهایی هستند که می تواند به مدیریت زمان فریلنسرها کمک کنند و می توان از آنها استفاده کافی را برد. از جمله چند مورد از بهترین آنها را می توان نام برد:

Quality Time: نرم افزاری برای تلفن های همراه اندروید که با استفاده آن می توانید مشاهده کنید که در طول روز از چه نرم افزارهایی از موبایل بیشتر استفاده کردید و دید خوبی می دهد که چه قدر از زمانتان به چه کاری اختصاص داده شده است. مثلا افرادی هستند که وسط انجام پروژه ها یک دفعه به شبکه های اجتماعی مثل اینستاگرام می روند و وقت زیادی را از دست می دهند. هر چند که نمی توان دائما کار کرد، اما باید حتما یک آماری داشت که زمان ما به چه نرم افزارهایی اختصاص دارد تا بتوان از روزها و هفته های بعدی، زمان را کنترل کرد و هر مقداری را به آنها اختصاص نداد.

Moment: مشابه نرم افزار Quality Time که برای تلفن های همراه با سیستم عامل ios ساخته شده و دقیقا مواردی که در مورد آن نرم افزار گفته شد را دارا می باشد.

Manic Time Tracker: مشابه نرم افزار Quality Time که برای ویندوز می باشد و امکانات خوبی برای مدیریت زمان برنامه ها دارد. از آنجایی که فریلنسرها با لپ تاپ یا پی سی خیلی کار می کنند، این نرم افزار می تواند برایشان خیلی مفید باشد و زمان زیادی از روز که به نرم افزارهای مختلف اختصاص می دهند را کنترل کنند.

Wunderlist: نرم افزار بسیار خوبی که با استفاده از آن می توان لیست های مختلف را نوشت و دسته بندی کرد. این نرم افزار در همه زمینه ها کاربرد دارد، ولی در مدیریت زمان هم می توان استفاده زیادی از آن کرد. مثلا می توان لیست هایی مثل پروژه های مختلف، کتاب های در حال خوندن و … را در آن ثبت کرد. همچین برای برنامه ریزی روزانه هم کاربرد خوبی دارد و می توان با اختصاص دادن زمانی کوتاه، برنامه روزانه را در آن نوشت. ویژگی خوب این نرم افزار این است که هم برای تلفن های همراه و هم ویندوز ارائه شده و هر دو نسخه نرم افزار به هم دیگر لینک می شوند.

[quote font_size=”20″ bgcolor=”#1e73be”]مقاله ی معرفی 5 نرم افزار مدیریت زمان کاربردی را مطالعه کنید[/quote]

انتخاب کردن ساعات کاری

یک موردی که شاید برای فریلنسرها سخت باشد، این است که ساعات کاری خودشان را مشخص کنند، چون فریلنسرها مثل کارمندان استخدام شده نیستند که مثلا 8 ساعت کاری مشخص هر روز سرکار بروند و بعد به خانه برگردند و در اصل آنها کلا در خانه یا جایی هستند که خودشان فقط هستند!

برای فریلنسرها شاید نتوان دقیقا ساعت کاری مشخص برای همه روزهای هفته تعیین کرد و همیشه به آن پایبند بود، اما حداقل قبل از شروع هر روز می توان این را برنامه ریزی کرد و یعنی از خود سوال کرد که من از چه ساعتی تا چه ساعتی کار می کنم؟ بعد از آن دیگر بحث ساعت کاری آن روز شفافتر می شود و راحتر می توان کارها را انجام داد.

همچنین این نکته را هم باید در نظر گرفت که ساعت کاری را آنقدر هم زیاد در نظر نگرفت که باعث خستگی خیلی زیاد و انجام ندادن اولویت های غیر کاری آن روز بشود.

رعایت کردن نکات دیگر مدیریت زمان

یکی سری موارد هستند که برای مدیریت زمان در هر شغلی لازم هستند و این شامل مدیریت زمان فریلنسرها هم می شود. به این موارد به اصطلاح مدیریت زمان کلاسیک می گویند و اگر بخواهیم چند مورد مهم آن را نام ببریم این موارد می باشد:

• اولویت بندی کردن کارهای روزانه
• انجام مهمترین کار به عنوان اولین کار روزانه
• وقت گذاشتن هر شب برای برنامه ریزی روزانه
• انجام دادن برنامه ریزی هفتگی و زمان در نظر گرفتن برای کارهای مهم

[quote font_size=”20″ bgcolor=”#81d742″]برای اینکه بیشتر بدانید، به مقاله مدیریت زمان با دو ابزار ساده می توانید مراجعه کنید[/quote]